Se você quer saber a importância da emissão de nota fiscal para o seu negócio, o nosso conteúdo com certeza vai ser de grande ajuda. Para muitas pessoas, a emissão de notas fiscais é considerado um processo chato e burocrático, porém as notas fiscais são essenciais, e por vários motivos.
Se você está começando a sua empresa agora, pode nem saber muito sobre o assunto, como quem precisa emitir nota fiscal ou os tipos de nota fiscal. Por isso, durante o conteúdo vamos explicar tudo que você precisa saber sobre nota fiscal, bem como a importância de emitir as notas fiscais.
Quer saber um pouco mais sobre as notas fiscais, bem como a importância da emissão de nota fiscal para a sua empresa? É só conferir até o final do conteúdo que preparamos especialmente para você.
Índice
O que é nota fiscal e para que ela serve
A nota fiscal, que pode ser abreviada como NF, nada mais é do que um documento que comprova e registra as vendas do seu negócio. Por exemplo, você acabou de vender um produto ou prestar um serviço para o seu cliente, nesse momento, é necessário emitir uma nota fiscal para o mesmo.
Dessa forma, você comprova que o serviço foi prestado ou que o produto foi vendido para aquela pessoa, bem como que você recebeu o valor descrito na NF. Além de ser um registro de compra e venda, a NF serve também como um registro dos impostos e tributos recolhidos.
Porém, essa não é a única função da nota fiscal, já que ela pode ser usada também em casos de devoluções ou troca de mercadorias, bem como em transferências de mercadorias.
A nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica, nada mais é do que a versão digital das notas fiscais. Se você é uma pessoa que alguma vez já negociou produtos, pode ter visto um documento preenchido a mão, com todas as informações do produto.
Este documento é a nota fiscal. Porém, com o avanço da tecnologia, a nota fiscal manual acabou ficando obsoleta, já que era bastante comum cometer erros na hora do preenchimento da mesma.
Atualmente, a grande maioria das empresas, até mesmo empresas de pequeno porte, deram preferência para a nota fiscal eletrônica. Com preenchimento facilitado e a prova de erros, elas facilitam muito a vida dos empresários.
E é exatamente sobre os diferentes tipos de nota fiscal eletrônica que vamos falar a seguir.
Os tipos de nota fiscal eletrônica
São três os tipos de nota fiscal que você deve conhecer em um primeiro momento:
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) – é a nota fiscal utilizada para quem vende produtos, seja em uma loja online ou uma loja física;
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) – é a nota fiscal para aqueles que prestam serviços, como oficinas, academias de ginástica e etc;
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) – é uma alternativa para a os cupons fiscais, sendo ligada ao comércio e ao varejo, como supermercados, açougues, farmácias e etc.
- Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) – é a nota fiscal para empresas que não são obrigadas a emitir nota fiscal, ou que possuem pouca frequência de vendas.
Quem precisa emitir nota fiscal?
A grande verdade é que toda empresa precisa emitir nota fiscal, tanto para a prestação de serviços quanto para a venda ou compra de produtos. Porém, essa regra não vale para empresas que foram isentas de emitir o documento, o que é bastante raro.
Há uma lei que regulamenta a emissão de documentos fiscais, a LEI Nº 8.846/94. A legislação prevê que toda troca comercial, seja de produtos ou serviços, precisa ser regulamentada pela emissão de nota fiscal.
Na lista de obrigatoriedade, as empresas podem conferir em quais circunstâncias há essa isenção, e também onde ela é obrigatória. Para isso, é preciso conferir as regras do seu estado, e caso seja necessário, você pode até mesmo contar com a ajuda de um contador.
O que é Certificado Digital
De forma resumida, o certificado digital é uma assinatura eletrônica da sua empresa, usada para dar validade às notas fiscais que você emitir. Ou seja, é como a identidade virtual da sua empresa, que tem até mesmo validade jurídica, sendo possível que você:
- Dê validade para as notas fiscais emitidas;
- Assine contratos;
- Envie declarações;
- Assine processos, entre outros.
O certificado digital atua por meio de criptografia, que faz com que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso às informações contidas nela.
Certificado tipo A
O certificado digital tipo A é bastante comum em empresas, sendo indicado principalmente para profissionais liberais, como contadores e advogados. No tipo A, temos o certificado digital A1, que é o tipo que fica armazenado no computador do usuário.
Ou seja, ele só terá validade se for utilizado dentro daquela determinada máquina. Já o A3 é armazenado em dispositivos externos, como em cartões com chip ou até mesmo em dispositivos USB.
Esse tipo garante mais mobilidade, além de permitir a utilização em várias máquinas caso seja uma necessidade do usuário.
Certificado e-CPF e e-CNPJ
O certificado digital e-CPF nada mais é do que um documento digital do seu CPF, que permite que você faça várias operações, de forma totalmente online. O mesmo ocorre no caso do certificado digital e-CNPJ, que é o documento virtual da sua empresa, ou seja, do seu CNPJ.
Por isso, se você quer fazer um certificado digital para a sua empresa, é preciso escolher o modelo de e-CNPJ, e depois escolher entre os tipos A1 e A3.
Como fazer um certificado digital
Vale lembrar que para emitir notas fiscais eletrônicas, você precisa de um certificado digital, e por isso vamos te explicar como obter o seu. Para isso, você tem algumas opções:
- Contar com um contator de sua preferência e pagar pelos serviços para a aquisição do certificado digital;
- Fazer a compra de um certificado digital de forma online, em uma empresa especializada;
- Fazer a compra do certificado digital de forma online, na plataforma que você vai utilizar para lançar suas notas fiscais.
De todas as opções, a última delas é a mais fácil para quem não tem experiência no assunto, uma vez que dessa forma você já vai ter tudo que precisa no mesmo lugar. Dessa forma, você pode obter o seu certificado digital sem problemas, escolhendo a melhor opção para as suas necessidades e da sua empresa.
Na hora de obter seu certificado digital, é preciso que você tenha em mãos alguns documentos, como:
- Cartão CNPJ, impresso em no máximo 3 meses antes da aquisição do certificado;
- Última alteração do seu Contrato Social;
- Caso o seu certificado seja para e-MEI, é preciso o Certificado da Condição do Microempreendedor Individual (CCMEI).
A importância de emitir nota fiscal no seu negócio
A importância de emitir nota fiscal no seu negócio se dá principalmente em manter a sua empresa regular perante a lei. Isso porque, como mencionamos acima no conteúdo, a emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as empresas.
Essa obrigatoriedade é tanto para empresas prestadoras de serviços quanto para a venda e compra de produtos. Além disso, são bastante raros os casos de empresas no território nacional que são isentas de emitir as notas fiscais.
Porém, a emissão de notas fiscais vai além de apenas estar com a sua empresa regularizada perante a lei. As notas fiscais são um documento que comprovam a existência de uma relação entre o consumidor e a sua empresa.
Ou seja, é o documento que prova que você fechou um negócio com determinada pessoa, e que recebeu o valor descrito no documento. E essa comprovação é essencial, tanto na hora de fazer o controle de caixa quanto na hora de declarar os impostos.
Penalidades para empresas que não emitem notas fiscais
Segundo a Lei 8137/1990, é crime não emitir notas fiscais, e caso sua empresa não cumpra a legislação, está sujeita a:
- Ter o CNPJ enquadrado como sonegador fiscal, sendo a pena de 6 meses a 1 ano de prisão, ou pagamento de multa de até 10 vezes o valor omitido na operação;
- Caso a fiscalização se depare com uma carga sem presença de nota fiscal, seus produtos serão apreendidos, sendo necessário pagar o Termo de Apreensão e Depósito (TAD) e o tributo de ICMS.
Além dessas penalidades, vender produtos sem nota fiscal pode ser um problema, pois seus clientes podem até mesmo tentar se aproveitar da situação. Isso porque, a nota fiscal confirma que você prestou um serviço ou vendeu um produto para determinada pessoa.
Sem esse documento, a pessoa pode, por exemplo, se recusar a efetuar o pagamento, o que pode te causar uma grande dor de cabeça. Como a NF é o único documento que prova que o negócio foi fechado na ausência de um contrato, você não terá como recorrer à Justiça atrás dos seus direitos.
Vantagens de emitir a nota fiscal eletrônica
Agora você já sabe o porque é importante emitir notas fiscais na sua empresa, mas você sabe as vantagens de optar pelo modelo eletrônico das notas fiscais? São várias as vantagens de emitir notas fiscais eletrônicas na sua empresa, e vamos falar um pouco sobre as principais delas.
Redução de gastos
Uma das maiores vantagens de emitir nota fiscal eletrônica é a redução de gastos. Isso porque, as notas fiscais manuais precisam ser compradas em uma empresa especializada, além de ser necessário várias vias para comprovar a sua autenticidade.
Já com as notas fiscais eletrônicas, você pode simplesmente mandar o arquivo digital para os seus clientes, ou comprar uma impressora que atenda a sua demanda.
Aumento na produtividade
Com a nota fiscal eletrônica, grande parte do preenchimento é feito de forma automática, você só precisa cadastrar seus clientes e produtos uma vez. Dessa forma, o momento de lançar as notas é bastante eficiente, e você pode gastar seu tempo com o que realmente importa: produzindo.
Controle financeiro e fiscal
Outra vantagem das notas fiscais eletrônicas é o controle financeiro e fiscal que elas permitem. Nada de ter que ficar horas somando os valores, você vai ter todas as informações disponíveis na palma da sua mão.
Dessa forma, vai ser muito mais fácil até mesmo na hora de fazer as declarações de impostos, bem como ter um maior controle de caixa na sua empresa.
Redução de erros
As notas fiscais eletrônicas são “o melhor amigo da humanidade” quando falamos na redução de erros. Só quem já passou pela experiência de lançar notas manuais sabe quão problemático era cometer um erro durante o preenchimento.
Além disso, até mesmo uma letra meio torta poderia causar o cancelamento da nota fiscal, o que era realmente um problema para quem tinha que escrever várias seguidas. Porém, com as notas fiscais eletrônicas, você pode apenas corrigir o que for preciso, já que há vários alertas para informações erradas ou faltantes na própria plataforma.
E isso reduz consideravelmente a quantidade de erros, facilitando muito o dia a dia da sua empresa.
Como o Bling pode te ajudar a emitir notas fiscais
O Bling é uma ótima opção para quem está começando a emitir notas fiscais agora e ainda não sabe bem o que fazer. Na plataforma você encontra tudo que precisa, desde a obtenção de certificado digital, até o controle financeiro da sua empresa.
Além disso, com funcionalidades intuitivas e bem fáceis, você garante que a emissão das suas notas fiscais seja muito mais prática. Para isso, você só precisa preencher os dados dos seus clientes e dos seus produtos uma única vez.
Depois, quando for emitir suas notas fiscais, basta utilizar as informações que você cadastrou. No Bling você também conta com controle de estoque e emissão de boletos, que vão facilitar ainda mais na gestão da sua empresa e no seu dia a dia.
Por isso, você pode aproveitar o nosso cupom #dooca04 e garantir 4 meses grátis para testar tudo que a plataforma do Bling tem para te ajudar na hora de emitir notas fiscais.
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Agora você já sabe um pouco mais sobre a importância da emissão de nota fiscal para o seu negócio, bem como tudo que você precisa saber sobre as notas fiscais. Por isso, basta escolher a nota fiscal ideal para o seu tipo de negócio e começar a usar o Bling.
